Su gente cobra por su criterio. Cada hora archivando es una hora que no se factura.
En un despacho profesional los ingresos vienen de dos lugares: clientes nuevos que firman, y horas que puede facturar. Las respuestas lentas le cuestan lo primero. Archivar, llenar formularios y volver a escribir se comen lo segundo.
Trabajo que usted se ganó, saliendo por la puerta.
Una consulta nueva llega a una bandeja de entrada compartida, o el teléfono suena mientras todos están con clientes, y el prospecto firma con el despacho que contestó primero. Una propuesta sale y nadie vuelve a preguntar. Los documentos llegan como archivos adjuntos y se renombran, se archivan y se reenvían a mano. Los mismos datos del cliente se escriben en formularios de admisión, cartas de compromiso y el sistema del despacho, y cada vez que se vuelven a escribir hay una oportunidad de error. Ninguna de esas horas se factura.
Cada llamada y cada consulta recibe una respuesta rápida, cada propuesta recibe seguimiento hasta que el cliente decida, y el archivo y la captura se hacen conforme llegan las cosas. Más prospectos se convierten en clientes, y su gente dedica sus horas al trabajo que los clientes pagan.
Los ingresos perdidos están en sus registros.
No le vamos a citar una estadística de su industria. Abra su bandeja de entrada y conteste estas preguntas.
- 01
¿Cuánto espera una consulta nueva antes de que alguien conteste?
- 02
¿Cuántas propuestas salieron el trimestre pasado sin respuesta, y alguien volvió a preguntar?
- 03
Cuando suena el teléfono durante una reunión con un cliente, ¿quién contesta?
- 04
¿Cuántas horas a la semana pasa su equipo ordenando la bandeja compartida y archivando documentos, horas que nadie factura?
- 05
¿Cuántos formularios piden datos del cliente que usted ya tiene en el expediente?
Más ingresos, menos esfuerzo.
Configurado dentro de las cuentas y el almacenamiento que usted ya usa, y administrado cada mes. Sus archivos no se mueven a ningún lugar nuevo.
Clasificación de correo
La bandeja compartida se ordena conforme llega el correo, y las consultas nuevas pasan al frente de la fila, para que un posible cliente reciba respuesta mientras todavía está decidiendo.
Llenado de formularios
Los formularios de admisión y los documentos estándar se llenan con los datos del cliente que usted ya tiene, para que una persona los revise. Nada se vuelve a escribir, hay menos errores y recupera horas para el trabajo facturable.
Archivo y envío de documentos
Los archivos adjuntos se nombran a su manera, se archivan en la carpeta correcta del cliente y se le avisa a la persona indicada que llegaron, para que el trabajo facturable nunca espere por un documento perdido.
Seguimiento de consultas
Las consultas nuevas reciben una respuesta rápida, un seguimiento si dejan de contestar y una cita agendada en su calendario cuando estén listas, para que un posible cliente no se pierda por una bandeja de entrada lenta.
Cada llamada contestada
Un agente de voz contesta las llamadas que nadie puede tomar, también fuera de horario, toma los datos y agenda la consulta. Dice que es automatizado, y lo que necesite a un profesional pasa a uno.
Seguimiento de propuestas
Cada propuesta y carta de compromiso recibe seguimiento en el horario que usted elija, hasta que el cliente firme, diga que no o pida que paren.
Cómo se ve aquí.
El papeleo se come las horas que debería pasar vendiendo
Los documentos llegan todo el día, y cada hora que se pasa nombrándolos, archivándolos y enviándolos es una hora que no se factura.
Volver a escribir los pedidos nos está costando dinero
Los datos del cliente se vuelven a escribir en cada formulario y sistema, y cada vez hay una oportunidad de error.
Cada llamada que pierdo se va con la competencia
Las consultas nuevas esperan mientras todos están con clientes, y el prospecto firma con quien contestó primero.
Las cotizaciones salen y nunca se firman
Una propuesta sale y nadie vuelve a preguntar, así que un cliente que pensaba firmar nunca lo hace.
Y para quién no lo es.
Lo ideal: un despacho que consigue trabajo con consultas y propuestas, con una bandeja de entrada compartida y al menos una persona que pasa buena parte de la semana archivando y llenando formularios.
- ¿A dónde van nuestros archivos?
- A ningún lugar nuevo. Todo funciona en sus propias cuentas y su propio almacenamiento, con solo el acceso que necesita, y usted puede quitar ese acceso cuando quiera.
- ¿Se les manda algo a los clientes de forma automática?
- Solo lo que usted apruebe. Usted aprueba cada respuesta, seguimiento y mensaje de cita antes de que se active, y todo lo relacionado con el asunto de un cliente pasa a una persona.
- Tenemos obligaciones de confidencialidad.
- Entonces empezamos por ahí. El acceso se limita a lo que necesita cada proceso, todo queda documentado y todo se le entrega a usted.
- ¿Cuánto cuesta?
- Nuestros precios están publicados en la página de precios, en inglés. Puede pagar y firmar en línea. Con un acuerdo de 12 meses no paga la instalación. ¿Prefiere hablar primero? Reserve una llamada.
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